Pargas Kalks Tennisklubb r.f.
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot
Pargas Kalks Tennisklubb r.f.
yhteyshenkilö Daniel Wikman
sähköposti daniel.wikman@yahoo.com
Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Tennisseura käsittelee jäsentensä henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
• jäsenrekisterin ylläpitäminen
• laskujen lähettäminen
• seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen ylläpito
• seuran toimintaan osallistuminen (esim. valmennus, kilpailut ja tapahtumat)
• sähköinen ja muu mahdollinen jäsenviestintä
• sähköisen ajanvarausjärjestelmän ylläpitäminen
• muut lakisääteiset velvoitteet (esim. kirjanpito)
Henkilötietojen EU-tietosuoja-asetuksen mukainen käsittelyperuste on oikeutettu etu
(6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Jäsenrekisterimme sisältää:
• jäsenen nimen (etunimi ja sukunimi)
• yhteystiedot (postiosoite sekä mahdollinen sähköpostiosoite)
Ajanvarausjärjestelmä pyytää lisäksi rekisteröimään puhelinnumeron.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekistereissä olevat tiedot on saatu henkilöltä itseltään.
Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottoryhmät
Seuran jäsenten tietoja ei luovuteta eteenpäin. Mahdollisiin kilpailuihin tai tapahtumiin osallistuvien nimitiedot näkyvät muille kilpailuun osallistujille. Ajanvarausjärjestelmän tarjoaja käsittelee henkilötietoja ohjelman ylläpidon yhteydessä. Kirjanpitotoimisto käsittelee henkilötietoja kirjanpidon tekemisen yhteydessä.
Tietojen siirto kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille
Tietoja ei luovuteta EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle kolmansiin maihin tai
kansainvälisille järjestöille.
Tietojen säilytysaika
Säilytämme jäsentemme tiedot niin kauan, kuin heillä on voimassa oleva jäsenyys seuraan. Jäsenen tiedot ajanvarausjärjestelmässä säilyvät niin kauan kuin palvelu on käytössä.
Mikäli henkilö ilmoittaa seuran hallitukselle, ettei halua jatkaa seuran jäsenenä, hänen
henkilötietonsa poistetaan jäsenrekisteristä välittömästi.
Mikäli jäsenyys seurassa päättyy siihen, ettei henkilö ole maksanut jäsenmaksuaan, säilytämme jäsenen tietoja kaksi vuotta ja poistamme tiedot sen jälkeen.
Edellä mainituista määräajoista poiketaan, jos tietojen säilyttämiselle on jokin lakisääteinen
velvollisuus (esim. kirjanpitolakiin tai verotukseen liittyvä määräaika).
Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Jäsenrekisteriä säilytetään kerhon OneDrive-portaalissa, johon on pääsy vain puheenjohtajalla ja IT tukihenkilöllä.
Jäsenrekisteriin on pääsy vain seuran puheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla, jotka ylläpitävät
jäsenrekisteriä, sekä IT-tukihenkilöllä, joka tulostaa seuran jäsenlaskut.
Ajanvarausjärjestelmän toimittajan kanssa on EU-tietosuoja-asetuksen mukainen
tietojenkäsittelysopimus.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää
kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittely rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: daniel.wikman@yahoo.com
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profiloinnin tekemiseen.